[展覽場地/會議室] 展覽場地合同須注意事項

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由于博物館展覽的內容、展品、組織、當事人的不同，展覽合同的具體內容也會有很大區別，但是根據一般慣例，博物館展覽合同往往會包括以下內容：
1、展覽項目的名稱及合同當事人
展覽項目的名稱及合同當事人方是博物館展覽合同的基礎條款，在這一條中應明確寫清合同當事各方的名稱、國別，展覽項目的名稱，與此同時也可以簡要寫明當事各方在本次展覽活動中的合作模式以及所承擔的責任作為對其它條款的引述。
2、展覽的展期和開閉幕時間
在展期和展覽開閉幕時間條款中應當明確約定展覽的布展期、開放期、撤展期以及開閉幕的日期，展覽的開閉幕日期是否為暫定，是否可以根據天氣等客觀條件變更也應一并寫明。
3、展品名稱、數量及展品提供方權利保證
展品條款是展覽合同中最重要的條款之一，這一條款分為三方面內容，首先是寫明全部展品由哪一方提供，其次要寫明全部展品的名稱和數量，由于博物館展覽 的展品往往是具有特殊價值的歷史文物或美術作品，所以這一部分約定應當十分明確，一般的做法是先在主文中以文字敘述的形式簡明的標識出展品的名稱和數量， 然后在合同后附以詳細的展品名錄作為附件，附件應當詳細的標明每件展品的名稱、年代、級別、質地、計件、尺寸、重量、銘記、題跋、估價以及借用時殘損情況 等等，一般還應附有照片，展品展出時的殘損情況要寫詳細，如有必要也可以對殘損處專門拍照附后，這一名錄應作為文物借入和歸還時雙方點交確認的依據；再 次，還應當由展品提供方做出權利保證，即保證展品提供方對參加展覽的全部展品享有合法的支配權和展覽權，展覽的內容真實合法，符合中華人民共和國法律、國 際文化交流有關公約和國家文化文物行政主管部門有關規定，其內容不得帶有任何反動、淫穢及其他一切違反國家法律規定的內容，并已取得有關部門的批準，且不 侵害任何第三方利益。《文化部涉外文化藝術表演及展覽管理規定》第十七條、第十九條和《文物出國（境）展覽管理規定》第十一條對涉外展覽的內容和題材做出 了嚴格的規定，禁止有損害國家利益和形象等因素的展覽出國（境）或來華展出，博物館在引進展覽、組織出境展覽訂立展覽合同時應當嚴格遵守以上法規的規定。
4、展覽場地與展覽場地提供方服務保證
展覽場地是展覽合同中的另一重要條款，在本條款中雙方應就展覽場地的位置、面積、附屬設施、文物保護功能及標準、提供方以及可供交付使用的時間等內容做出明確約定，如果展覽涉及多個展覽場地則應就每一個展覽場地的情況分別說明，如有條件還應當附以展覽場地的平面圖。
5、展覽前期籌備工作
展覽的各項籌備工作，包括展覽整體策劃、組織計劃、前置行政許可等內容，分別由哪方當事人負責，雙方在籌備過程中如何溝通協調，如何相互協助等等雙方應在此條中做出明確的約定。
6、陳列設計與布展
陳列設計和布展是整個展覽籌備過程中的重要環節，所以在展覽合同中有必要在展覽籌備條款之外單列條款，對陳列設計與布展工作中雙方的責任義務做出約 定。本條約定中應當明確約定包括陳列設計工作的責任方、布展工作責任方、陳列設計方案的提出日期、認可形式、布展工作的完成日期等內容。
7、展品運輸、包裝與保險
展品運輸、包裝和保險是展覽合同的重要內容之一，也是《文物出國（境）展覽管理規定》中規定文物出國（境）展覽的展覽合同中所必須約定的內容，在本條 中當事各方除應就展品運輸、包裝、保險方面的工作承擔和費用負擔事宜做出明確的約定外，出于展品安全考慮當事各方還應就運輸、包裝方式以及保險的保額等內 容做出相應的約定。如果展覽項目屬于文物出國（境）展覽，則運輸、包裝方式還應符合《出國（境）文物展品包裝工作規范》和《出國（境）文物展覽展品運輸規 定》的有關規定。
8、展品入館點交
點交在展覽活動中對于展出雙方而言都是十分重要的一個環節，它是展品保管責任與滅失風險轉移的臨界點，對于點交的時間、地點和方式在展覽合同中應做出 明確、細致的說明，《文物出國（境）展覽管理規定》中規定凡文物出國（境）展覽的展覽合同中所必須點交的方式和地點做出明確約定。
9、展覽代表團
展覽合同應根據實際情況設置展覽代表團條款，凡跨地、跨國的交流展覽合同一般應設置展覽代表團條款，文物出國（境）展覽的展覽合同必須設置展覽代表團 條款，在這一條款中雙方應就出展一方派出展覽代表團的人數、展覽代表團的招待費用負擔、展覽代表團的首席代表姓名及權限做出明確約定。
10、展覽開幕儀式
各類博物館展覽，一般會根據實際情況舉行開幕儀式，如果確定舉行開幕儀式，就應在展覽合同中設置相應的開幕儀式條款，對開幕儀式日期、時間、議程、組織工作承擔及費用負擔等內容做出約定。
11、展覽組織工作
展覽的各種日常組織工作，包括講解接待、門票銷售、觀眾服務等具體由哪一當事方承擔，當事各方應在展覽合同中做出相應約定。
12、展品保管與展覽安全工作
展品保管與展覽安全工作條款分為兩個部分，首先是展覽保管責任方的保管要求，包括保管工作要求（各類巡查制度等）、環境要求（溫濕度、光照等參數）和 技術要求等；其次是展覽安全責任方的安全工作要求包括安全工作方案的制定、安保人員的配備、技防設施的配備以及展品提供方對安全工作責任方的工作監督權 等。
13、展覽圖錄及相關宣傳品制作
如果展覽需要印制圖錄或其它相關宣傳品則在展覽合同中亦應對此項工作的工作承擔及費用負擔作出相應的約定。
14、展覽新聞宣傳
根據展覽的具體情況，可以在展覽合同中設置新聞宣傳條款，確定當事雙方在新聞宣傳工作中的責任、義務。
15、展覽招商工作
根據展覽的具體情況，當事雙方還可以約定展覽招商條款，在這一條款中應對展覽招商工作的責任方、展覽招商方案的制定與實施、展覽招商工作中的溝通與協調、展覽招商工作中的限制等事宜進行確定。
16、展覽營銷工作
根據展覽的具體情況，當事雙方還可以約定展覽營銷條款，在這一條款中應對展覽營銷工作的責任方、展覽營銷方案的制定與實施、展覽營銷工作中的溝通與協調、展覽營銷工作中的限制等事宜進行確定。
17、展覽相關文化產品開發與文化活動策劃
如果展覽主辦方計劃在展覽過程中開發相應的文化展品或策劃相關的文化活動則合同當事各方應在展覽合同中專門設立展覽相關文化產品開發與文化活動策劃條 款，確定工作責任方和實施方案。由于開發主題工藝品往往涉及展品相關的知識產權，所以在本條款中往往應當包含知識產權的授權，當然合同當事各方也可以根據 實際情況在本條之外單立知識產權條款。
18、緊急情況處理
展覽期間的緊急情況處理，是任何展覽主辦方都應當考慮的問題，所以在展覽合同中也應相應的設置緊急情況處理條款，確定在緊急情況中雙方對于搶救保護展品、通知協調，調查責任等方面的責任義務。
19、知識產權授權
展覽期間，制作的各類宣傳品、文化產品、文化活動和各類新聞宣傳中使用的展品影像都涉及展品的知識產權。為了保護當事各方利益，在一份完備的博物館展 覽合同中最好單獨設置知識產權授權條款，這種授權應當是由展品提供方向展覽的承辦方做出的，也是展品提供方除提供展品以外的附隨義務之一，在這一條款中應 當明確授權的范圍、限制等等。另有一點值得注意，就是授權一方在做出上述授權的同時應保證自己有做出上述授權的相應權利，接受授權一方如因行使上述授權侵 害他人合法權益給自身造成損失，授權一方應就上述損失承擔相應責任。知識產權授權條款是《文物出國（境）展覽管理規定》中規定的文物出國（境）展覽的展覽 合同中的必備條款。
20、撤展與展品離館點交
展品的撤展與展品離館點交和展品入館點交同樣重要，它同樣是展品保管責任與滅失風險轉移的臨界點，也往往是展覽圓滿結束的重要標志，所以在展覽合同中當事各方可根據需要設置撤展與展品離館點交條款，以約定撤展工作的責任方和離館點交的地點與方式。
21、展覽收益分配
展覽所得收益（包括但不限門票銷售、展覽招商、展覽營銷、展覽相關文化展品開發和文化活動策劃所得的全部收入）如何分配，雙方應當在展覽合同中做出明確約定，這一條款也是《文物出國（境）展覽管理規定》中規定的文物出國（境）展覽的展覽合同中的必備條款之一。
22、展覽費用結算
合同當事各方根據本合同的約定分別承擔了展覽的各項費用，但根據展覽的性質不同，合同當事各方之間往往會發生一定的展覽費用（如場地費、招展費等等）結算，關于這種展覽費用的金額和結算方式，合同當事人應在合同中做出明確約定。
23、雙方其它權利義務
在本條中雙方可就上述條款中未約定明確的其它權利義務事項進行約定。
24、附隨義務保證
根據展覽的形式不同，博物館展覽合同中的附隨義務往往包括場地設施的保護義務、展覽安全的注意義務、展覽信息的告知義務等等，關于以上義務的承擔雙方有必要在展覽合同中做出相應約定。
25、違約責任
在博物館展覽合同中可以設置違約責任條款，根據違約的情況不同設置違約金、賠償損失、單方面解除合同等不同的救濟措施；
26、合同未盡事宜
甲乙雙方在履行本合同的過程中應通力協作，本合同的未盡事宜由雙方在友好協商的基礎上妥善解決。
27、合同續延、變更與解除
在博物館展覽合同中可以設置續延、變更與解除條款，對合同續延、變更與解除的條件、方式做出約定
28、不可抗力
在博物館展覽合同中應當設置不可抗力條款，一般的表述為：如發生自然災害、戰爭等不可抗力的情況，承借方應當首先保護展品安全，立即停止展覽活動，由 當事各方共同協商進一步措施，合同暫時中止，待不可抗力事件結束后合同是否恢復履行，如何恢復履行應由當事雙方協商確定，如因不可抗力給文物造成損失，應 當根據具體情況減輕或免除承借方的賠償責任；因不可抗力給合同當事方造成損失的，雙方互不負有賠償責任。
29、合同適用法律與使用語言文字
在國際性博物館展覽合同中應當設置合同適用法律與使用語言文字條款，明確確定合同的適用法律與使用語言文字。根據《文化部涉外文化藝術表演及展覽管理 規定》第四十四條規定：涉外文化藝術表演及展覽合同糾紛的解決適用中國法律。法律、法規另有規定的除外。合同當事各方在訂立這一條款時應嚴格遵守上述規 定。
30、合同爭議解決
在博物館展覽合同中可以設置爭議解決條款，當事雙方在合同履行中發生爭議可以根據具體情況選擇協商、請求行政部門調解、向仲裁機構申請仲裁以及向有管轄權的法院起訴等方式解決爭議。
31、合同的主文、附件及譯本
在博物館展覽合同中可以設置合同的主文、附件及譯本條款，標明合同的主文份數、主文使用語言、主文作準語言（應與第29項約定的合同適用語言一致）、附件數量及內容以及譯本的使用語言及數量、法律效力等情況。
32、合同生效與失效
在博物館展覽合同主文部分的最后應有專門條款標明合同的生效與失效期限
三、展覽合同的訂立與履行
由于博物館展覽合同在主體、客體上的特殊性和法律規范的嚴格性，博物館展覽合同在訂立與履行的過程中有一些值得注意的地方，在此筆者僅列出以下幾個方面：
第一、如果展覽主體為國際性展覽，展覽合同的各方當事人應當在訂立合同前依照《文化部涉外文化藝術表演及展覽管理規定》、《文物出國（境）展覽管理規 定》的有關規定為展覽辦理相應的行政許可，展覽合同應當在辦理許可前草簽，草簽的合同草案將作為辦理許可的必須材料之一，合同當事各方在取得有效行政許可 后方可正式簽訂展覽合同。
第二、在訂立合同時雙方除在合同主文尾部簽字、蓋章外，還應相應的在合同的全部附件（包括借用展品名錄、照片等）上以騎縫章或密封蓋章的形式進行確認，特別是在展品的殘損記錄上一定要由雙方代表簽字確認，以避免發行糾紛。
目前國內還沒有一個關于博物館展覽合同的規范文本，文博界和法學界也沒有對博物館展覽合同的概念、分類、內容等形成一致的認識。但是由于博物館展覽特 別是國際性的博物館展覽所涉及往往是具有重大價值的歷史文物或文化藝術作品，所以如果各博物館在與國內外文化機構間舉行各類展覽時能訂立一份周詳、完備的 展覽合同，不但對于保護雙方合法權利、避免展覽活動中的各類法律風險有相當的價值，對于維護國家的文化文物安全也有一定的意義。綜上所述，筆者撰寫這篇小 文一方面希望能對各位文博界同仁在起草展覽合同時有所幫助，另一方面也希望引起文化文物部門和各界專家學者對博物館展覽合同的足夠重視，能夠盡快出臺一份 完整、統一的博物館展覽合同范本，更好的便利文博工作，維護文化安全。