1. 地點、時間
2. 名稱、組織者地址
3. 場地安排及有無場地可供租用(效果好的展覽會往往無多余場地可供新展出者租用)
4. 場地費用
5. 有無標準展臺，其內容及規格
6. 租場截止期
7. 可供租用的設備、費用、預租截止期
8. 有無裝飾用品，其費用標準
9. 有無服務人員(招待員、解說員、翻譯等)及收費標準
10. 設計、施工、裝修、運輸、報關、攝影、清潔等服務公司的名稱、地址及收費標準
11. 保險、安全安排
12. 目錄刊登截止日期
13. 展覽會新聞服務所用宣傳材料的收取截止日期及材料要求
14. 組織者對包裝的要求
15. 展品及道具最晚抵達日期
16. 旅館位置及收費標準
17. 招待設施 |
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1．性質來選擇 展覽會分為貿易和消費兩種性質。 貿易性質的展覽會是為產業即製造業、商業等行業舉辦的展覽。展覽的主要目的是交流資訊、洽談貿易。 消費性質的展覽是為公眾舉辦的展覽，消費性質的展覽基本上都展出消費品，目的是直接銷售。 展覽的性質由展覽組織者決定，可以通過參觀者的成分反映出來：對工商界開放的展覽是貿易性質的展覽，對公眾開放的展覽是消費性質的展覽。
2．按展覽內容來選擇 展覽分為綜合展覽和專業展覽兩類。 綜合展覽指包括全行業或數個行業的展覽會，也被稱作橫向型展覽會，如工業展、輕工業展。專業展覽指展示某一行業甚至某一項產品的展覽會，如鐘錶展。專業展 覽會的突出特徵之一是常常同時舉辦討論會、報告會，用以介紹新產品、新技術。
3．按展覽規模來選擇 展覽會分為國際、國家、地區、地方展，以及單個公司的獨家展。規模是指展出者和參觀者的所代表的區域規模而不是展覽場地規模。不同規模的展覽有不同的特色和優勢，應根據企業自身條件和需要來選擇。
4．按展覽時間來選擇 展覽會劃分標準比較多：定期和不定期兩種。 定期的有一年四次、一年兩次、一年一次、兩年一次等。 不定期展會則是視需要和條件舉辦，分長期和短期。 長期展可以是三個月、半年、甚至常設，短期展一般不超過一個月。在發達國家，專業貿易展覽會一般是三天。
5．按展覽場地來選擇 大部分展覽會是在專用展覽場館舉辦的。展覽場館是按室內場館和室外場館劃分。室內場館多用於展示常規展品的展覽會，比如紡織展、電子展。 室外場館多用於展示超大超重展品，比如航空展、礦山設備展。 在幾個地方輪流舉辦的展覽會被稱作巡迴展。 |
1、交通區位
可選擇交通方便之處，方便與會者和舉辦方進出；
2、知名度
可以特顯主辦方的熱忱以及實力，知名度的表現形式不僅僅是高檔，別致、高雅也能起到好的效果。
3、色調
會場的選擇與布置應同時考慮會場色調對來賓心理、情緒的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會場，在那個環境里呆長了會使人煩躁，一般以藍色何淺灰色為主。
5、舒適度
會場要求整體環境舒適，溫度適宜，不壓抑，無噪音，光線充足，能滿足預期人員的座席。
6、設施條件
音響效果良好，數碼投影器(overhead或是枱頭式), 與幕布，白板，講臺，接待處，視像會議。。等。
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（一） 會議座次排定
一是環繞式。就是不設立主席臺，把座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。
二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創造出一種寬松、愜意的社交環境。
三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數張圓桌，請與會者自由組合。
四是主席式。這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。
（二） 會議發言人的禮儀
會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者一般是領導報告，后者一般是討論發言。正式發言者，應衣冠整齊，走上主席臺應步態自然，剛勁有力，體現一種成 竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢，應 對聽眾的傾聽表示謝意。
自由發言則較隨意，應要注意，發言應講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。
如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。
（三） 會議參加者禮儀
會議參加者應衣著整潔，儀表大方，準時入場，進出有序，依會議安排落座，開會時應認真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發言人發言結束時，應鼓掌致意，中途退場應輕手輕腳，不影響他人。
（四） 主持人的禮儀
各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔任，其禮儀表現對會議能否圓滿成功有著重要的影響。
1．主持人應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。
2．走上主席臺應步代穩健有力，行走的速度因會議的性質而定，對快、熱烈的會議步頻應較慢。
3．入席后，如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿， 主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。
4．主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。
5．主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。
6．主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，可點頭、微笑致意。 |
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